Her şirketin bir köşesinde klasörler birikir. Faturalar, sözleşmeler, bordrolar, banka dekontları, gelen resmî yazılar. Bir noktada şu soru gelir: “Bunları atabilir miyim, yoksa hâlâ saklamam gerekiyor mu?”
Cevap tek bir rakam değil. Türkiye’de belge saklama süresi, belgenin türüne ve hangi kanunun kapsamına girdiğine göre değişir. Vergi mevzuatı bir süre söyler, ticaret hukuku başka bir süre, sosyal güvenlik mevzuatı bir başkası. Bu yazıda hangi belgenin ne kadar saklanması gerektiğini, sürenin ne zaman başladığını ve arşivi pratik biçimde nasıl düzenleyebileceğinizi anlatıyoruz.
Kısa Cevap: Pratikte 10 Yıl Kuralı
Ayrıntıya girmeden önce en kullanışlı kuralı verelim. Ticari defter ve belgelerin büyük bölümünü en az 10 yıl saklamak, çoğu şirket için güvenli başlangıç noktasıdır.
Neden 10 yıl? Çünkü iki temel kanun farklı süreler öngörür ve uzun olan esas alınır:
- Vergi Usul Kanunu (VUK) md. 253: Defter ve belgeler, ilgili oldukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl saklanır.
- Türk Ticaret Kanunu (TTK) md. 82: Tacirler ticari defterlerini, finansal tablolarını, gelen ticari yazışmaları, gönderilenlerin kopyalarını ve muhasebe kayıtlarının belgelerini 10 yıl saklar.
Vergi açısından 5 yıl yeterli görünse de ticaret hukuku 10 yıl istediği için şirketler pratikte 10 yılı esas alır. Bu iki sürenin birbirini iptal etmediğini, ikisinin birlikte geçerli olduğunu akılda tutmak önemli.
Belge Türüne Göre Saklama Süreleri
Aşağıdaki liste, KOBİ’lerin en sık karşılaştığı belge türlerini kapsar. Kendi durumunuzdaki kesin uygulamayı mali müşavirinizle teyit etmenizi öneririz.
Muhasebe ve vergi belgeleri
- Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri: 10 yıl (TTK). Vergi açısından 5 yıl.
- Alış ve satış faturaları: 10 yıl (TTK). Vergi açısından 5 yıl.
- Serbest meslek makbuzları, gider pusulaları, müstahsil makbuzları: 10 yıl.
- Beyanname ve tahakkuk fişleri: 10 yıl.
- Banka dekontları ve hesap ekstreleri: muhasebe kaydının belgesi oldukları için 10 yıl.
- Bilanço ve gelir tablosu: 10 yıl.
Personel ve sosyal güvenlik belgeleri
- Bordrolar, SGK bildirgeleri, işe giriş ve çıkış belgeleri: 5510 sayılı Kanun md. 86 kapsamında, ilgili yılı takip eden yılbaşından başlayarak 10 yıl.
- Personel özlük dosyası: İş Kanunu açık bir süre belirtmez. Ancak işçilik alacaklarında uyuşmazlık çıkabileceği için uygulamada iş ilişkisi sona erdikten sonra en az 10 yıl saklanması tavsiye edilir.
- İş sağlığı ve güvenliği kayıtları: eğitim belgeleri, risk değerlendirmeleri, sağlık raporları. Bunlar için ayrı ve daha uzun süreler öngörülebildiği için İSG uzmanınızla teyit edin.
Şirket ve sözleşme belgeleri
- Kuruluş belgeleri, ana sözleşme, ticaret sicil gazeteleri: şirket var olduğu sürece. Bunlar süreli değil, kalıcı belgelerdir.
- Genel kurul ve müdürler kurulu kararları, karar defteri: şirket var olduğu sürece.
- Ticari sözleşmeler: sözleşme sona erdikten sonra en az 10 yıl. Borçlar hukukundaki genel zamanaşımı süresi de 10 yıldır.
- Kira sözleşmeleri: sözleşme sona erdikten sonra en az 10 yıl.
- Gelen resmî yazılar ve tebligatlar: ilgili işlem veya uyuşmazlık süreci kapanana kadar, pratikte 10 yıl.
Süre Ne Zaman Başlar? En Sık Yapılan Hesap Hatası
“10 yıl” demek kolay, ama başlangıç tarihi yanlış hesaplanırsa belgeyi erken imha etmiş olursunuz. İki kural var.
Süre belgenin tarihinden değil, takvim yılının sonundan başlar. 15 Mart 2026 tarihli bir faturayı düşünün. TTK’ya göre süre, belgenin oluştuğu takvim yılının sonundan başlar. Yani sayaç 31 Aralık 2026’da çalışmaya başlar ve 10 yıl sonunda dolar. VUK’ta da benzer mantık vardır: süre, ilgili yılı takip eden takvim yılının başından işler.
Defterlerde son kayıt tarihi esas alınır. Ticari defterlerde süre, defterdeki son kaydın yapıldığı takvim yılının sonundan başlar.
Uyuşmazlık varsa süre uzar
Bir vergi incelemesi, dava veya icra takibi devam ediyorsa, ilgili belgeleri saklama süresi dolmuş olsa bile imha etmeyin. Uyuşmazlık sürdüğü sürece belgeler delil niteliği taşır. Belge sizin elinizde değilse ispat yükü de size döner.
Elektronik Belgeler: E-Fatura, E-Arşiv ve E-Defter
Belgelerin dijitale geçmesi saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmadı. Sadece biçimini değiştirdi.
- E-fatura ve e-arşiv fatura: elektronik ortamda oluşturulan belgeler, elektronik ortamda saklanır. Süreler kâğıt belgelerle aynıdır. Kâğıda basıp saklamak, elektronik saklama yükümlülüğünün yerini tutmaz.
- E-defter: elektronik defter tutan mükellefler, defterlerini ve beratlarını belirlenen kurallara göre saklar. Ayrıca ikincil bir kopya saklama yükümlülüğü de vardır. Bu yükümlülüğü genellikle entegratör firmanız veya muhasebe yazılımınız karşılar, ama sizin teyit etmeniz gerekir.
- Kâğıt belgelerin taranması: kâğıt olarak düzenlenen belgenin taranmış kopyası, aslının yerini tutmaz. Asıl belgeyi saklama yükümlülüğü devam eder. Tarama arama kolaylığı sağlar, imha gerekçesi olmaz.
E-faturaya geçiş eşiklerini ve süreçlerini e-faturaya geçiş rehberimizde ayrıca ele aldık.
Saklamanın Bir Sınırı da Var: Kişisel Veriler
Belge saklama konusunda çoğu zaman gözden kaçan bir denge var. Vergi ve ticaret mevzuatı “en az şu kadar sakla” derken, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu “gerektiğinden fazla saklama” der.
Bu çelişki değil, tamamlayıcı iki kural. Özellikle personel dosyaları, müşteri kimlik bilgileri ve aday özgeçmişleri için şöyle düşünün:
- Yasal saklama süresi boyunca belgeyi saklarsınız.
- Süre dolduktan sonra, saklamak için başka bir hukuki gerekçe yoksa kişisel veri içeren belgeyi imha edersiniz.
- İmha işlemini kayıt altına alırsınız. Ne zaman, hangi belge, hangi yöntemle.
İşe alınmayan adayların özgeçmişleri tipik bir örnektir. Bunları “belki lazım olur” diye yıllarca saklamak, kişisel veri açısından risk yaratır.
Pratik Arşiv Düzeni: 5 Adımda Kurulum
Saklama süresini bilmek işin yarısı. Diğer yarısı, belgeyi gerektiğinde bulabilmek. Küçük bir şirket için işleyen bir düzen şöyle kurulabilir:
- Yıl bazlı ayırın. Her takvim yılının belgeleri ayrı klasörde veya kutuda durur. Süre takvim yılına bağlı olduğu için imha zamanı geldiğinde tek kutuyu ayırmanız yeterli olur.
- Kalıcı belgeleri ayrı tutun. Ana sözleşme, sicil gazeteleri, karar defteri gibi süresiz belgeler yıllık arşive karışmamalı.
- Kutunun üstüne imha tarihini yazın. “2026 faturaları — imha: 2037 başı sonrası, mali müşavir onayıyla” gibi. Kimsenin hesap yapması gerekmez.
- Dijital kopyayı arama için kullanın. Taranmış kopyalar asıl belgenin yerini tutmaz ama bir faturayı bulmak için kutu karıştırmaktan kurtarır. Bu düzeni yapay zekâ ile evrak ve fatura arşivi yazımızda adım adım anlattık.
- İmhayı yıllık bir rutine bağlayın. Her yıl başında mali müşavirinizle süresi dolan kutuları kontrol edin. İnceleme veya dava yoksa imha edin ve kaydını tutun.
Şirket kapanırsa belgeler ne olur?
Şirketin tasfiye edilmesi saklama yükümlülüğünü bitirmez. Tasfiye sonrasında da defter ve belgelerin kanunda öngörülen süre boyunca saklanması gerekir ve bunun için bir sorumlu belirlenir. Kapanış sürecinin genel adımlarını şirket kapatma rehberimizde bulabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Faturaları 5 yıl saklamak yeterli mi?
Hayır. Vergi Usul Kanunu açısından 5 yıl yeterlidir, ancak Türk Ticaret Kanunu muhasebe kayıtlarının belgelerini 10 yıl saklamayı öngörür. Şirketler iki kurala birlikte tabi olduğu için pratikte 10 yıl esas alınır.
10 yıllık süre faturanın tarihinden mi başlar?
Hayır. Süre, belgenin oluştuğu takvim yılının sonundan başlar. 15 Mart 2026 tarihli bir fatura için sayaç 31 Aralık 2026’da çalışmaya başlar. Defterlerde ise son kaydın yapıldığı takvim yılının sonu esas alınır.
Kâğıt faturayı tarayıp aslını atabilir miyim?
Hayır. Kâğıt olarak düzenlenen bir belgenin taranmış kopyası aslının yerini tutmaz. Asıl belgeyi saklama süresi boyunca muhafaza etmeniz gerekir. Taranmış kopya yalnızca arama ve erişim kolaylığı sağlar.
Personel dosyalarını ne kadar saklamalıyım?
Bordro ve SGK belgeleri ilgili yılı takip eden yılbaşından itibaren 10 yıl saklanır. Personel özlük dosyası için İş Kanunu açık bir süre belirtmez; uygulamada iş ilişkisi sona erdikten sonra en az 10 yıl saklanması tavsiye edilir. Süre dolduktan sonra kişisel veri içeren belgelerin imhası gündeme gelir.
Şirket kapandıktan sonra belgeleri atabilir miyim?
Hayır. Tasfiye ile şirket kapansa bile defter ve belgelerin kanunda öngörülen süre boyunca saklanması gerekir. Bu yükümlülük için bir sorumlu belirlenir. Süre dolmadan imha etmek, olası bir inceleme veya uyuşmazlıkta ispat imkânını ortadan kaldırır.
Evrak Trafiğinin Adres Tarafını Bize Bırakın
Arşiv düzeninin ilk halkası, belgenin size ulaşmasıdır. Resmî yazı, tebligat veya kargo yanlış adrese giderse ya da teslim alınmazsa, saklama süresi tartışması hiç başlamadan sorun çıkar.
Workaway Ofis, Maltepe İdealtepe’de 2017’den beri doğrudan mülk sahibi olarak kendi 300 m²’lik binasında sanal ofis ve hazır ofis hizmeti veriyor. Şirketinize gelen posta ve evrak adreste teslim alınır, size haber verilir. Siz işinize odaklanırken, biz adrese gelen evrakın takibini üstleniriz. Bu akışın nasıl işlediğini sanal ofiste kargo ve evrak yönetimi yazımızda anlattık.
Kurumsal adres arıyorsanız Maltepe sanal ofis, ekibinizle fiziksel çalışma alanı arıyorsanız hazır ofis sayfamızı inceleyebilir ya da doğrudan bize ulaşabilirsiniz.
